لایسنس Microsoft Office Professional Plus 2016
مایکروسافت آفیس یک مجموعه اداری است که در برگیرنده ی نرم افزارهای یکپارچه ای است که برای سیستم عامل های مایکروسافت ویندوز و مک اواس تولید شده است. این نرم افزار در سال 1989 برای سیستمعامل مک اواس معرفی شد و در سال بعد یعنی 1990 نسخه تحت ویندوز آن نیز به بازار عرضه گردید. اولین نسخه از مجموعه مایکروسافت آفیس شامل برنامههای ورد، اکسل و پاورپوینت بود. هم اکنون آخرین نگارش مایکروسافت آفیس، آفیس 2016 نام دارد که در تاریخ 22 سپتامبر 2015 برای ویندوز منتشر شد وآخرین نسخه تحت سیستمعامل مک اواس نیز آفیس 2008 نام گرفته است که در تاریخ 15 ژانویه 2008 منتشر گردیده است. از آفیس 2007 به بعد مایکروسافت از رابط کاربری جدیدی بهره گرفته است که از فرمتهای جدید موسوم به Office Open XML با فرمتهای docx، xlsx، pptx سود میبرد. ضمن اینکه مایکروسافت قابلیت جدید و رایگانی را با نام بسته ی هماهنگ سازی مایکروسافت آفیس (Microsoft Office Compatibility Pack) تولید کرده است تا کاربرانی که از نسخه های پیشین این نرم افزار استفاده می کنند، بتوانند پروندههایی را که با فرمت Office Open XML file format تولید شده است را اجرا نمایند. همچنین طبق تحقیقات کمپانی Forrester Research تا تاریخ ژوئن 2009 بعضی از نسخههای مایکروسافت آفیس در 80 درصد موارد تجاری و اداری استفاده شده است که 64 درصد این موارد از آفیس 2007 استفاده کردهاند.
تا چندی پیش بسیاری از کارشناسان فناوری اطلاعات، مایکروسافت را بدلیل عدم ورود به دنیای تبلت ها و دیگر ابزارها سرزنش می کردند و اعتقاد داشتند مایکروسافت در این بازی از سایر رقبای خود جا مانده است. بالاخره بعد از مدت ها حرف و حدیث محبوب ترین نرم افزاری اداری دنیا یعنی آفیس 2016 و 4 ماه بعد از آن با انتشار نسخه آزمایشی ویندوز 8 در کنگره جهانی موبایل در شهر بارسلونای اسپانیا بازی را کاملا به نفع خود تغییر داد. با بررسی عملی این نسخه می توان دریافت که مایکروسافت در طی این مدت بیکار ننشسته و تغییرات گستردهای را در نرم افزار آفیس 2016 خود اعمال کرده است. به نظر می رسد مایکروسافت بدنبال فتح بازار تبلتها و دیگر ابزارها است و بیشتر تغییرات جدید اعمال شده در این نسخه نیز در راستای سازگاری بی نقص آن با تبلت ها و ابزار های دیگر صورت گرفته است.
قبل از اینکه به توضیحات اجمالی در مورد این شاهکار مایکروسافت بپردازیم، بهتر است با نسخه های مختلف منتشر شده و امکانات آن آشنا شویم.
مطمئنا مهم ترین تغییر ایجاد شده در آفیس 2016 مربوط به نحوه دسترسی به فایل ها است. در این نسخه از آفیس، مایکروسافت به سمت سیستم «اشتراکگیری» حرکت کرده و فایل های اداری شما را با اکانت Microsoft ID تان گره زده است. به این ترتیب از طریق ابزارهای مختلف دسترسی به تنظیمات و فایل های آفیس ذخیره شده در فضای ابری اسکای درایو (SkyDrive) میسر می شود. همانطور که حتما حدس زده اید این نسخه از آفیس با صفحه لمسی تبلت ها بهتر سازگار شده و فضای خالی بین موارد مختلف روی صفحه بیشتر شده تا کاربران راحت تر بتوانید از طریق ابزارهای مجهز به صفحه لمسی از آن استفاده کنند. در نرمافزارهای چون Word و Powerpoint نیز حالت خواندن (Read-Mode) اضافه شده است که در آن می توانید فایل یا پرزنتیشن مورد نظر خود را بصورت تمام صفحه مشاهده کنید و با حرکت انگشت برروی نمایشگر، صفحههای فایل مورد نظر خود را ورق بزنید. مایکروسافت علاوه بر موارد ذکر شده، قابلیتهای تازه و جذاب دیگری را نیز به آفیس اضافه کرده که از آن جمله می توان به امکان ویرایش فایل های PDF اشاره کرد.
نگاه کلی :
اگر تصور می کنید مایکروسافت بطور کامل آفیس را از پایه تغییر داده و آن را تنها با رابط کاربری ویندوز 8 سازگار کرده در اشتباه هستید. شاید بزرگترین تغییر در آفیس 2016 طراحی ظاهری و امکانات آن نبوده، بلکه نحوه ی دسترسی افراد به متون و اسناد و تغییرات زیرساختی آن باشد که در بالا به آن اشاره کردیم. مایکروسافت در این نسخه واقعا سعی داشته که کاربران بتوانند فایل های مختلف مثلا Word را در یک کامپیوتر شخصی ویندوز بسازند و در یک دستگاه ویندوز مبایل، تبلت ویندوز 8 و یا هر کامپیوتر ویندوز 7 و 8 دیگری که به اینترنت متصل است، ویرایش نمایند. کاربران خانگی می توانند اسناد و فایل ها را در سیستم ذخیره ابری SkyDrive نگهداری نمایند و سازمانها می توانند از سیستم SharePoint برای همگامسازی استفاده کنند.
نوآوری بزرگ Microsoft Office 2016 این است که بدون کوچکترین تغییر در تنظیمات قبلی به کاربران امکان بارگزاری نسخه کامل آفیس را بر روی هر کامپیوتر شخصی می دهد، یک آفیس کامل که در هر زمان که به آن نیاز دارید می توانید به آن دسترسی داشته باشید. این یک قدم بزرگ نسبت به نسخه های قبلی است که تنها امکان ذخیره اطلاعات برروی فضای ابری (Cloud) را ارایه می دادند ولی هیچگاه تمامی آن ها را به یکدیگر به صورت یک خدمت یکپارچه ارایه نمی کردند. به بیان ساده، شما میتوانید بر روی کامپیوتر شخصی دوستتان در این سرویس ابری به بخش کاربری خود وارد شده و کاری را که قبلا در حال انجام آن بودید با همان شرایط ادامه دهید و در انتها با خروج از برنامه، کلیه اطلاعات شما از روی کامپیوتر شخص دیگر به طور کامل حذف می شوند. با این حال شما می توانید نسخه Offline آفیس 2016 را نیز خریداری کرده و از سرویس SkyDrive برای ذخیره ابری و گاهی برای دسترسی به فایل های خود استفاده کنید. با این انتخاب شاید شما برنامه های قابل بارگزاری سیستم ابری آفیس 2016 را از دست بدهید ولی از سوی دیگر برای استفاده از آفیس مجبور به پرداخت اشتراک ماهیانه نیز نخواهید بود.
ورد 2016 (Word) :
برای مشاهده تصویر در سایز اصلی روی عکس کلیک نمایید.
مایکروسافت در نرم افزار Word بر روی ارتقاء سطح کیفی خواندن اسناد تمرکز کرده است. قابلیت تازه Read Mode در Word 2016 چیدمان نوشته ها را براساس صفحه نمایش ابزار کاربر تغییر می دهد تا خواندن متون ساده تر شود. در حالت Read Mode نوار ابزار و دیگر ابزارهای روی صفحه مخفی می شوند تا حداکثر فضا به متون اختصاص داده شوند. در این حالت کاربر می تواند به سمت پایین یا بالای صفحه اسکرول کند یا با استفاده از انگشت های خود برروی قسمتی از متن، نمودار و جدول بزرگنمایی داشته باشد.
در آفیس 2016 پشتیبانی از فرمت PDF به میزان قابل ملاحظه ای بهبود یافته است، کاربران به راحتی میتوانند فایلهای PDF را در Word باز نموده و برروی آن ها تغییرات مورد نظر خود را اعمال کنند. بصورت پیشفرض فایل های PDF بصورت محافظت شده نمایش داده می شوند اما یک دکمه برای فعال سازی حالت ویرایش وجود دارد که با فشار دادن آن می توانید محتوای فایل PDF را ویرایش نموده و سپس روی یک فایل جدید ذخیره کنید. هنوز حالت ویرایش فایلهای PDF خیلی خوب عمل نمیکند اما برای اعمال تغییرات جزئی مناسب است.
برای مشاهده تصویر در سایز اصلی روی عکس کلیک نمایید.
یکی از قابلیت های دوست داشتنی و تازه Word 2016؛ Resume Reading نام گذاری شده به شما این امکان را می دهد که خواندن یک فایل را در ابزارهای دیگر و از ادامه همان قسمتی که پیش تر در یک ابزار دیگر خواندهاید، دنبال نمایید. به عنوان مثال چند صفحه از یک سند متنی را در کامپیوتر شخصی خود مطالعه می کنید و سپس اطلاعات آن بصورت خودکار در فضای ابری SkyDrive ذخیره می شود و در نهایت می توانید از طریق تبلت یا یک کامپیوتر دیگر ادامه سند را مطالعه کنید. خوشبختانه برای استفاده از این قابلیت نیازی به اعمال تنظیمات خاص وجود ندارد و همه چیز بصورت خودکار صورت می پذیرد. اگر در آفیس 2016 با اکانت مایکروسافت خود لاگین کنید به راحتی می توانید فایل های ایجاد شده را در فلیکر یا SkyDrive ذخیره کنید.
از دیگر تغییرات اعمال شده در Word 2016 می توان به چیدمان بهتر متون، نمودارها و تصاویر اشاره کرد. ابزار صفحه بندی جدید Word امکان مشاهده پیش نمایش از نحوه جای گیری تصاویر، ویدیو یا اشکال مختلف را در زمانی که آنها را برروی صفحه کشیده و رها میکنید، می دهد. Word 2016 از ویدیوهای آنلاین پشتیبانی می کند یعنی شما می توانید در میان محتوای خود ویدیو اضافه کنید. کاربر نیز اگر به اینترنت متصل باشد میتواند ویدیو را در همان محیط Word پخش و مشاهده کند. شما می توانید ویدیوهای مورد نظر خود را از سرویسهای همچون Bing Video, Youtube و یا سرویسهای دیگری که امکان Embed شدن ویدیوها را دارند، انتخاب نموده و به محتوای خود اضافه کنید.
اکسل 2016 (Excel) :
برای مشاهده تصویر در سایز اصلی روی عکس کلیک نمایید.
نرم افزار صفحه گسترده اکسل مایکروسافت، پیش از این نیز با قابلیت های متنوع و طیف وسیعی از توابع به یکی از مهمترین ابزارهای مورد نیاز شرکت ها تبدیل شده بود. اما مایکروسافت در آفیس 2016 نگاه ویژه ای به این نرم افزار داشته و قابلیت های تازهای را به آن اضافه کرده است. مهم ترین قابلیتی که به اکسل 2016 اضافه شده Flash Fill نام دارد که کار با اکسل را بسیار ساده تر از پیش کرده است. این قابلیت بصورت خودکار چیدمان و نحوه نمایش اطلاعات را براساس استفاده شما از اکسل تغییر داده و بصورت خودکار اطلاعات وارد شده را کامل می کند بدون آنکه نیازی به نوشتن ماکرو یا فرمول خاصی باشد. این قابلیت مخصوصا زمانی که در حال نوشتن فرمول هستید بسیار کارآمد است.
اکسل از نظر نمایش نموداری اطلاعات نیز پیشرفت کرده است. قابلیت Quick Analysis به صورت خودکار مناسب ترین روش برای نمایش اطلاعات یا نوع نمودار مناسب را پیشنهاد می دهد. علاوه بر این، تعدادی انیمیشن به نمودارها اضافه شده که نمایش اطلاعات را بهتر می کند. مایکروسافت همچنین امکان یکپارچه شدن نرم افزارهای مختلف را با اکسل را نیز فراهم کرده است. این قابلیت به تولیدکنندگان نرم افزار اجازه می دهد تا افزونه های مختلفی را تولید کنند که قادر به برقراری ارتباط بین اطلاعات موجود در وب و اکسل باشند. این قابلیت برای شرکت ها و کاربران حرفه ای کاربرد خواهد داشت.
Excel 2016 نیز همچون Word 2016 از قابلیت Present Online پشتیبانی می کند. این قابلیت، امکان اشتراک گذاری یک صفحه از اکسل را برروی فضای وب میسر می کند و کاربران برای مشاهده آن نیازی به نصب مجموعه آفیس برروی کامپیوتر خود نخواهند داشت. دو قابلیت دیگری که فقط در نسخه Professional Plus ( ویژه شرکت ها و سازمان ها ) آفیس گنجانده شده است یکی Quick Explore است که امکان تجزیه و تحلیل حجم وسیعی از اطلاعات را میسر می کند و دیگری Power View نام دارد که روش تازه ای برای ترکیب اطلاعات، نمودارها و گراف های مختلف و مشاهده آن ها در یک نگاه است.
پاورپوینت 2016 (PowerPoint) :
برای مشاهده تصویر در سایز اصلی روی عکس کلیک نمایید.
در آفیس 2016 قابلیت های تازه ای به پاورپوینت اضافه شده است. این نرم افزار که امروزه به یک ابزار مطمئن و همگانی برای دانش آموزان و کارمندان تبدیل شده، حالا پشتیبانی بهتری از شبکه های اجتماعی داشته و برروی ابزارهای مجهز به چند صفحه نمایش نیز بهتر کار می کند. در پاورپوینت 2016 میتواند عکس های مورد نظر خود را مستقیما از فیسبوک یا فلیکر و بدون نیاز به ذخیره کردن آن ها برروی کامپیوتر به پاورپوینت اضافه کنید. اگر با اکانت مایکروسافت خود در پاورپوینت لاگین کنید آن وقت می توانید به تصاویر موجود در فضای ابری SkyDrive و یا Sharepoint نیز دسترسی داشته باشید.
حالت پرزنتیشن در پاورپوینت 2016 بهبود یافته و کار را بسیار ساده تر کرده است. اگر در زمان پرزنتیشن از دو نمایشگر استفاده کنید به راحتی می توانید نکات نوشته شده را در یک نمایشگر و مواردی که قصد نمایش آن ها را دارید در نمایشگر دیگر مشاهده نمایید. در این حالت حضار تنها صفحه مربوط به پرزنتیشن را مشاهده خواهند کرد. Powerpointicon همانند دیگر ابزارهای آفیس 2016، در پاورپوینت نیز منوی استارت با طیف وسیعی از تنظیمات و قالب های سازگار با صفحه عریض وجود دارد. شما می توانید براساس نیاز خود یکی از قالب های آماده آفیس را انتخاب و برای پروژه خود استفاده نمایید. یک ابزار انتخاب کننده رنگ نیز وجود دارد که از طریق آن می توانید رنگ مورد نظر خود را از جا های مختلف انتخاب و قالب خود را براساس آن تغییر دهید.
مایکروسافت پشتیبانی از فایلهای صوتی و تصویری بیشتری را در پاورپوینت اضافه کرده است اما برخلاف Word 2016 در Powerpoint 2016 نمی توان ویدیو آنلاین را به پرزنتیشن اضافه کرد. قابلیت Resume Reading که امکان مشاهده ادامه پرزنیتیشن را فراهم می کند در پاورپوینت 2016 وجود دارد البته به شرطی که در اسکای درایو خود لاگین کرده باشید. قابلیت Present Online نیز به شما کمک می کند تا فایل های پرزنتیشن خود را در فضای آنلاین و برای افرادی که پاورپونیت برروی کامپیوترشان نصب نیست، به اشتراک بگذارید.
آوت لوک 2016 (Outlook) :
برای مشاهده تصویر در سایز اصلی روی عکس کلیک نمایید.
اما در آفیس 2016 بیشترین تغییرات و بهبودها مربوط به اوت لوک 2016 است. Exchange ActiveSync در Outlook 2016 امکان اتصال سرویس های مختلف ایمیل از جمله Hotmail را میسر می سازد. پیش از این Outlook از POP و IMAP پشتیبانی می کرد اما تقویم و کانتکت ها را همگام نمی کرد، حالا می توانید این موارد را نیز به همراه نامه ها همگام کنید. یعنی شما می توانید قرارملاقات های خود در جی میل را نیز با اوت لوک همگام (Sync) کنید.
پشتیبانی از شبکه های اجتماعی در اوت لوک 2016 ارتقاء یافته است شما می توانید از طریق اوت لوک به حساب فیس بوک و LinkedIn خود دسترسی داشته باشید. اما این قابلیت در حال حاضر دچار مشکلاتی که قرار است در نسخه نهایی رفع شود. در Outlook 2016 نوار مسیریابی بصورت پیش فرض در قسمت چپ صفحه جمع شده است. ابزارهای حذف، حرکت دادن، علامت گذاری کردن و علامت زدن به عنوان خوانده شده نیز در قسمت راست صفحه قرار داده شده اند. همانند دیگر ابزارهای آفیس، منو ریبون هنوز در Outlook 2016 نیز وجود دارد اما اگر آن را مخفی کنید فضای بیشتری خواهید داشت و بدون آن نیز می توانید به تمام امکانات مورد نیاز خود دسترسی داشته باشید. قابلیت MailTips به شما اطلاع می دهد که مخاطب شما در شرکت حضور ندارد، یا از خارج از شرکت به شما پاسخ داده است و یا اگر فراموش کنید که پیوست یک نامه را اضافه کنید به شما هشدار می دهد. MailTips در واقع مانع از بروز اشتباهات رایح می شود.
مایکروسافت همچنین یک نوار تازه اضافه کرده که در آن گزارش آب و هوا نمایش داده می شود. شما می توانید گزارش آب و هوای مناطق مختلف جهان را از طریق این نوار مشاهده کنید. به کمک این ابزار کاربر می تواند پیش بینی وضعیت آب و هوای سه روز آینده چند نقطه مختلف جهان را بصورت یکجا مشاهده کند.
وان نوت 2016 (OneNote) :
برای مشاهده تصویر در سایز اصلی روی عکس کلیک نمایید.
مایکروسافت به تلاش خود برای تشویق کاربران به استفاده از دفترچه یادداشت دیجیتالی OneNote ادامه می دهد. خبر خوش اینکه OneNote بصورت یک نرم افزار جداگانه و مستقل از آفیس برای ویندوز 8 ارائه خواهد شد. هرچند این نرم افزار برای کامپیوترهای رومیزی طراحی شده اما مایکروسافت نسخه مخصوص ابزارهای موبایل مبتنی بر اندروید، IOS و ویندوز فون را نییز منتشر خواهد کرد. در OneNote قابلیتی های نظیر : نمایش تمام صفحه، ذخیره خودکار، ابزارهای جدید برای تهیه جدول، یکپارچگی با Outlook، ضبط و اضافه کردن صدا و جستجوی بهتر اضافه شده است.
جمع بندی :
مایکروسافت با ارائه آفیس 2016 در تلاش است تا محبوبیت سرویس مشابه گوگل که بیشتر شرکت های کوچک از آن استفاده می کنند را دفع کند. بسیاری از نرم افزارهای مجموعه آفیس به جز Outlook و Powerpoint دستخوش تغییرات جزئی شده اند. اما در نهایت مایکروسافت توانسته قدم هایی برای یکپارچه کردن آفیس با سرویس ابری خود بردارد و حالا ارتباط بهتری بین SkyDrive, Office و ویندوز برقرار شده است. این موضوع نهایتا منجر به بهبود اکوسیستم مایکروسافت می شود. با این اقدام، تنظیمات و فایل های کاربر از طریق ابزارهای مختلف در دسترس خواهد بود.